5 min read 按此留言

[文文報專欄#2]什麼是好的會議?所謂的會議效率是在追求什麼?

[文文報專欄#2]什麼是好的會議?所謂的會議效率是在追求什麼?

嗨,大家好,筆者近期因應疫情關係,自身公司也開始遠端工作。周圍的朋友也有些在談論遠端工作的心得與效率。今天我想來跟大家聊聊,什麼是好的會議?不管在遠端線上會議,又或者是在現場當面討論的會議(別忘了,會議沒效率跟線上線下有時候是沒關係的)這篇文章內容,大多會是自己的經驗分享,再透過其他相關中英文章參考。那我想我們就開始吧!

會議的目的

筆者希望大家先想一想,我們開會的目的是什麼?
我們到底為什麼要開會?是凝聚共識呢?還是上司單純佈達工作?又或者部門內部單純的工作回報?
上述講的目的可能都會發生。
但是在開會之前,請問你知道嗎?會不會開完會才知道說「哦~~原來這場會議的目的是單純的佈達工作」或許你可能沒有這種經歷,那恭喜你,你所在的團隊非常清楚每個時間所要達到的效果是什麼?
但筆者我,可真是遇到一些像這樣的會議。一開始原本以為是需要凝聚共識,結果搞到最後變成單純的佈達工作,沒有意見交換、沒有討論空間。發生這樣的情況,讓與會者會有種浪費時間的感覺。
所以,一個好的會議一定要在所有與會者都知道這場會議的目的,再開始進行,才能幫助與會者用最快的方式進入會議狀態。

會議效率

再來我想談到的是,你覺得什麼是「會議效率」?是用最快的方式,達到「共識」嗎?還是確保大家都可以完整地交換意見?又或者一同分析後續解決方案的利弊?
其實,我認為有些人對於「效率」會有迷思。認為一定要「最快」、「最短」,但是這樣產生出來的共識,真的會是「共識」嗎?
我們來模擬一下會議情境。

會議情境一

-------會議當下-------
PM:「客戶說想要這個功能。請問大家有沒有問題?」
工程師:「沒有。」
PM:「那需要多少個工作日?」
工程師:「這個我們在內部討論一下」
PM:「那明天給我回覆」
-------會議結束-------
--------隔天---------
工程師:「我們覺得這樣做不太好,應該要這樣這樣」
PM:「摁.......好........」

上述的會議過程其實相當簡要也誇張一些,不過筆者想說明,並不是所有的「最快」都是有效率的。因為在會議當下,其實沒有達到會議的目的。雖然,工程師用最快的方式回應。看似達成共識,但我想站在PM的角度,他一定需要用最快的方式確認好時程,才可以跟老闆或者客戶交代。可是在剛剛的溝通過程當中,並沒有達成。這樣一來一回,一天就這樣過去了。因為在當下沒有完成完整的意見交換,導致這個會議變成單純的佈達工作,後續還是有許多待討論的事項必須進行。所謂的「會議效率」,並不是只有「最快結束」,而是用「最短的時間,達成會議的目的」。

會議情境二

-------會議當下-------
PM:「客戶說想要A功能。請問大家有沒有問題?」
工程師A:「請問A功能是不是要呈現blah blah的效果?」
PM:「對可以這麼說,不過,還需要blah blah」
...
...
工程師B:「另外,我剛剛突然想到,C功能是不是也需要XXX實作,因為之前是使用YYY的方式進行實作的。」
PM:「摁....這個我們之後再談。」
-------會議結束-------

在會議討論過程當中,有沒有遇過有人在會議當中臨時插入一些與會議目的無關的討論內容,導致把整體會議拉長的經驗?筆者在此舉這樣的會議情境是希望再次強調「會議目的」的重要性。在會議的過程當中,會議的主持人必須適時的擋掉這樣子與會議目的無關的討論內容。但是,如果連會議主持人,或者在場的與會者都不知道會議目的的時候,往往就會發生情境二的情況導致會議被無限加長。

會議的最後

上述提到了,會議的目的與會議效率的迷思。分別在會議之前與會議當中,那我們在會議結束後可以做些什麼呢?會議的結束,如果有代辦的事項產生,我們就必須將工作分派給指定的人員,並且確定完成日期。如果有相關的共識,那我們也必須記錄,已避免未來需要查找證據的時候,可以查詢。

會議記錄的模板分享

在此與你分享我非常常用的會議記錄模板。歡迎複製貼上。希望對您會有所幫助。

  • 會議時間:2021-07-12 18:00-1900
  • 會議地點:線上zoom
  • 會議目的:
    • 因客戶提出a需求,因此需討論此功能技術可行性。
      • 需產出流程圖、工作人天。
  • 會議過程:
  • 會議結論(共識):
  • 代辦事項:
    • @王大明 /2021-07-13 需回覆給客戶Email,告知可以完成時間。
    • @李小明 /2021-07-15 Api 文件需要產出給予ZZZ部門

最後,希望你可以跟我分享,有沒有一些幫助會議效率的秘訣呢?歡迎直接回信與留言。